1. Quel est l’objet de la présente déclaration de protection des données ?
VT Vacances SA est une entreprise inscrite au registre du commerce du canton de Vaud en Suisse. Notre activité consiste à proposer une offre complète de services de voyage à nos clients. La présente déclaration de protection des données a pour objectif d’expliquer comment nous traitons vos données personnelles et comment vous pouvez les contrôler et les gérer. En effet, notre traitement des données peut être couvert par d’autres réglementations en matière de protection des données, telles que celles figurant dans les conditions générales (de voyage) ou peuvent résulter des circonstances, respectivement être régies par la loi. VT Vacances bénéficie de la confiance de sa clientèle. La protection et la sécurité des données sont donc centrales à nos yeux. Le traitement responsable des données personnelles est entre autres ancré dans le code de conduite doit être respecté par l’ensemble de nos employés.
La présente déclaration de protection des données est conforme aux exigences du droit suisse de la protection des données ainsi que – si et dans la mesure où il est applicable – au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.
2. Qui est responsable du traitement de vos données ?
En principe, VT Vacances (« nous » ) est responsable du traitement des données conformément à la présente déclaration de protection des données.
VT Vacances SA
Chemin du Croset 7
1024 Ecublens
CHE-112.654.
Dans certains cas, une société extérieure à VT Vacances peut également être responsable du traitement des données, seule ou en collaboration avec nous. Dans ce cas, nous vous invitons à prendre connaissance de la politique de protection des données de l’entreprise concernée, que vous trouverez généralement sur son site web. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données en lien avec VT Vacances ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en matière de protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : info@vtvacances.ch
3. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?
En tant qu’organisateur de voyages, nous traitons en particulier des données en rapport avec l’organisation et la négociation de prestations de voyage et d’offres de vacances. Il s’agit par exemple :
• des informations personnelles vous concernant ou concernant les personnes qui vous accompagnent ou qui vous remplacent, telles que votre genre, votre date de naissance, votre situation familiale, votre nationalité, vos informations d’identification (passeport ou carte d’identité), vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone portable ;
• des informations sur les voyages, les événements ou les transports prévus ou réservés, telles que les dates de voyage, les dates de réservation ou d’émission des billets, les numéros de vol, les informations sur les programmes de fidélité et de fidélisation, les informations sur les bagages ;
• des informations sur la participation à des offres de voyage ciblées ;
• des informations sur les assurances souscrites en relation avec les prestations de voyage, telles que les assurances voyage ;
• des informations sur les besoins médicaux particuliers, tels que les régimes alimentaires ou les intolérances ;
• des informations concernant les handicaps physiques, tels que les services de transport adaptés ou les hébergements accessibles ;
• des informations sur les maladies, les accidents ou les sinistres survenus pendant le voyage
Nous pouvons également traiter d’autres données de base, données relatives aux contrats, données de communication, données comportementales et transactionnelles, données de préférence, données techniques, enregistrements visuels et sonores et autres catégories de données personnelles.
4. Dans quel but traitons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons des données personnelles notamment pour pouvoir fournir nos services. Cela implique notamment :
• organisation et courtage de voyages et de services connexes tels que le transport, l’hébergement (maisons et appartements de vacances), les activités de loisirs, la réservation de voitures de location, les services d’assurance, la garde d’enfants, la location d’équipements de sport ;
• organisation et courtage promotionnels et événementiels, d’autres voyages d’affaires, de congrès, de réunions et d’autres événements professionnels ;
• services et assistance aux entreprises pour la planification, la gestion et l’optimisation des voyages d’affaires ;
• information préalable, par exemple sur les modifications de voyage ;
• réalisation de changements de réservation et d’annulations ;
• assistance pour les questions relatives aux visas et aux passeports ainsi que pour les demandes de documents d’entrée ;
• information et assistance en cas de difficultés sur place ;
• protection de vos intérêts vitaux, par exemple en fournissant une liste d’évacuation aux équipes d’intervention en cas d’urgence ;
• assistance dans les démarches de demande de remboursement ou de prise en charge auprès des assurance.
Nous pouvons également traiter des données personnelles à d’autres fins, notamment la communication, la gestion des contrats, l’information et le marketing, les études de marché et le développement de produits, la sécurité et la prévention, le respect des exigences légales, l’application de la loi ainsi que l’administration et le soutien internes.
5. Quels sont les autres éléments à prendre en compte ?
Il se peut que nous transmettions vos données personnelles à d’autres tiers en Suisse et à l’étranger, afin que ces destinataires puissent traiter les données personnelles à leurs propres fins (c’est à-dire pas pour notre compte). Dans de tels cas, le destinataire des données est généralement réputé responsable du traitement des données. Cela concerne par exemple les cas suivants :
• lorsque vous réservez un voyage chez nous, nous transmettons des données personnelles, en fonction de l’objet de la réservation, à des entreprises de transport (par exemple train, bus, bateau, compagnies aériennes), à des entreprises d’hébergement (par exemple hôtels, pensions, appartements de vacances), à des organisateurs locaux (par exemple salles de concert, guides de ville) et à d’autres prestataires de services (par exemple entreprises de location de voitures);
• si nous organisons un voyage, nous transmettons les données personnelles au tour-opérateur concerné ;
• lorsque nous fournissons des assurances, nous partageons les données personnelles avec le fournisseur d’assurance concerné ;
• à la demande des autorités de certains pays et en fonction de l’itinéraire, certaines données personnelles et informations relatives au voyage sont transmises à ces autorités pour des raisons de sécurité. Il s’agit notamment des données des dossiers passagers (appelé « Passenger Name Record»). Cela inclut des informations telles que le nom du passager, les coordonnées, l’itinéraire, les numéros de siège, les informations sur les bagages, les données relatives aux programmes de fidélité et de fidélisation et les moyens de paiement utilisés ;
• en cas d’urgence ou de catastrophe, il peut également être nécessaire de communiquer des données personnelles aux autorités locales et aux services d’urgence
6. Modifications de la présente déclaration de protection des données.
Cette déclaration de protection des données peut être révisée au fil du temps, notamment si nous modifions nos modes de traitement des données ou si de nouvelles dispositions légales deviennent applicables. En cas de modifications importantes, nous informons activement les personnes dont les informations de contact sont enregistrées chez nous de ces modifications, si cela est possible sans effort disproportionné. En règle générale, la déclaration de protection des données qui s’applique aux traitements de données est celle dans sa version en vigueur au moment du début du traitement concerné.